Cuando la mayoría de la gente piensa en la gestión de una empresa, lo que le viene a la mente es la gestión de las tareas administrativas y operativas del día a día para ofrecer productos o servicios a los clientes. Si bien es cierto que la optimización de esos aspectos suele ser el mayor determinante del éxito o el fracaso de una empresa, la preparación para incidentes de emergencias y su gestión eficaz es otro aspecto que, aunque poco frecuente, puede hacer que una empresa triunfe o fracase en poco tiempo.
5 razones por las que debería crear un programa de respuesta a emergencias para su empresa
Las emergencias son precisamente eso: inesperadas y repentinas. Eso significa que es muy difícil preparar y ejecutar una respuesta con poca antelación. La solución del problema estará en función de la preparación a largo plazo que se haya hecho de antemano, por eso, todas las empresas deben poner en marcha un programa integral de respuesta a emergencias. He aquí algunas razones por las que debería hacerlo.
1. Reduce el tiempo de inactividad y mantiene el negocio
Según la Agencia Federal de Gestión de Emergencias (FEMA), casi el 40% de las pequeñas empresas no vuelven a abrir después de sufrir una catástrofe, esta estadística es la razón número uno por la que todas las empresas deberían tener algún plan de emergencias para evitar un destino similar. Hay una gran variedad de formas en las que un plan de respuesta a emergencias (ERP) puede reducir el tiempo de inactividad de una empresa, ya sea que los empleados o contratistas sean capaces de identificar y cerrar rápidamente la válvula principal de agua o que tengan acceso a los contratistas al formar parte de un programa de proveedores preferidos, el tema aquí es la acción rápida y decisiva, cuando existe un plan, la empresa tiene las mejores probabilidades de limitar el tiempo de inactividad y volver a las operaciones habituales.
2. Educar a los empleados
A medida que una empresa crea su ERP, obtendrá inmediatamente los beneficios de tener empleados educados, los empleados de una empresa que participen en la planificación de un ERP se encontrarán aprendiendo lo básico sobre la respuesta a una emergencia, la importancia de la misma y cuál es su papel en caso de que se produzca una catástrofe. Aunque las catástrofes son poco frecuentes, una empresa puede experimentar eventos aislados de menor envergadura en los que esta educación y planificación dará grandes dividendos.
3. Puede identificar a los proveedores preferidos
Un aspecto clave de un ERP es identificar a los socios que ayudarán a restablecer el funcionamiento normal de una empresa, tener una lista de varios contratistas externos con los que la empresa ya tiene relaciones ayudará a obtener el servicio lo más rápido posible. Algunas empresas ayudan a las empresas a crear un ERP a cambio de convertirse en un proveedor preferente. A menos que haya participado en un evento catastrófico, no tiene idea del volumen de llamadas que reciben los proveedores de servicios, crear una relación con estos proveedores es extremadamente importante.
4. Tiene una ubicación centralizada para los documentos importantes
¿Qué ocurre si no puede acceder a los documentos importantes o si éstos son destruidos por una catástrofe? Esta es una pregunta seria que todo propietario de una empresa debería hacerse, pero que muchos nunca se han planteado. Disponer de una ubicación para guardar copias digitales de los documentos importantes es un aspecto muy importante de un ERP, no es probable que pueda tener todos los archivos cargados, pero al menos los planos, la información del seguro y los documentos del sistema de seguridad contra incendios son algunos de los imprescindibles, estos documentos garantizan que los intervinientes estén bien informados antes de entrar en un edificio y permiten a la empresa dar indicaciones sin tener que pisar lo que a menudo es una propiedad insegura, también puede ser un buen lugar para tener recordatorios de las renovaciones para asegurarse de que no hay lagunas en la cobertura.
5. Mejora la seguridad y los beneficios del seguro
Aunque hay otros beneficios de un ERP, la última razón que daremos es que crear uno hará de cualquier entorno de trabajo un lugar más seguro, saber que usted y sus empleados están tan seguros como sea posible es un beneficio en sí mismo, pero cuando llega el momento de la renovación del seguro, su compañía de seguros también debe tomar nota. La mayoría de las compañías le pedirán un plan de seguridad general para obtener descuentos, pero sorprendentemente no le pedirán un ERP, presentar uno sin que se lo pidan cuando se le pregunte por los programas de seguridad seguramente impresionará a cualquier aseguradora.
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