Según Justin Pot, de Zapier, a medida que la gente comienza a regresar a la oficina, sería útil que trajera consigo algunos de los hábitos típicos del trabajo remoto que han surgido durante las reuniones en línea.
Zapier, 3 hábitos del trabajo remoto para llevar a la oficina
El año 2020 ha cambiado el trabajo, quizás para siempre. Millones de personas han empezado a trabajar a distancia por primera vez, y se han dado cuenta de que no es lo mismo que trabajar en una oficina. En este sentido, cuando la gente empiece a volver a la oficina, Justin Pot, de Zapier, espera que los empleados se lleven algunas de las lecciones que han aprendido de las reuniones online para mejorar las presenciales. He aquí tres reglas heredadas del trabajo inteligente que hay que recordar para preparar la vuelta a la oficina.
1. Reuniones en línea, el problema del retraso y la etiqueta improvisada
¿Alguien ha intentado alguna vez cantar con otros en el Zoom? Es casi seguro que no, pero a pesar de ello, no es posible. El problema es el retraso.
El retardo es el intervalo entre el momento en que un usuario empieza a hablar y el momento en que todos los demás participantes conectados a la reunión reciben el audio: un fenómeno inevitable en las videollamadas. El resultado: las voces de las personas se superponen involuntariamente. En tales circunstancias, Justin Pot, de Zapier, observó la existencia de un patrón específico, una especie de etiqueta improvisada, que se desarrolló en respuesta a los retrasos en las reuniones y que funciona de la siguiente manera:
«Dos o más personas comienzan a hablar al mismo tiempo. Después de un segundo, ambos se dan cuenta de que esto está sucediendo y dejan de hablar. Una o ambas personas dicen «adelante» a la otra. Una persona se adelanta y expone su punto de vista. Esta persona, al terminar, pregunta al otro lo que quería decir.
Es una cosa tan pequeña, pero he visto que ocurre orgánicamente en diferentes contextos: el trabajo, la iglesia, la hora feliz en Zoom. Hay variaciones. A veces es otra persona la que controla la conversación para asegurarse de que todo el mundo tiene su turno, por ejemplo. Sin embargo, el modelo es bastante consistente y funciona bastante bien. Y lo mejor es que muchas de las personas que lo hacen ni siquiera son conscientes de lo que es el «retraso». Sólo responden a las limitaciones de la tecnología de una manera que resulta natural. En la vida real no hay desfase, por supuesto, pero creo que esta costumbre debería mantenerse a pesar de todo. Al menos, la intención que hay detrás debe permanecer».
Por lo tanto, según Justin Pot, hacer todo lo posible por dejar hablar a los demás sería un comportamiento ideal, a la par que asegurarse de que todos los presentes han sido escuchados.
2. Programar un tiempo para socializar
Hay un vacío incómodo al principio de cada reunión de vídeo: esos dos minutos en los que todo el mundo intenta acceder y/o entender por qué su micrófono no funciona. Por eso, en Zapier, las reuniones no suelen empezar formalmente hasta unos minutos después de la hora prevista. Esto crea un momento improvisado para socializar, lo que hace que las reuniones por vídeo sean más divertidas.
Algunos equipos van más allá. El equipo de marketing de contenidos de Zapier programa una reunión opcional después de sus reuniones mensuales para que los empleados puedan ponerse al día. Según Justin Pot, unos minutos de socialización programada son una buena manera de inyectar algo de humanidad en un entorno de trabajo virtual que puede resultar alienante.
Al igual que las reuniones en línea, las oficinas también pueden ser alienantes: la mayoría de las reuniones cara a cara comienzan con una conversación informal, pero dejar intencionadamente espacio para unos minutos de socialización será igualmente importante cuando la gente se acostumbre a verse de nuevo. Hay que animar a la gente a presentarse unos minutos antes de la reunión, tal vez, o puede haber tiempo para conversar en el orden del día.
Es fundamental dedicar unos minutos a ver cómo está la gente.
3. Aceptar y aprovechar la multitarea como hábitos en el trabajo remoto
Una de las características del trabajo remoto que prefiere Justin Pot, de Zapier, es la posibilidad de realizar varias tareas durante las reuniones en las que solo participas de forma marginal:
«Admito que uso la función de programación de Slack para ocultar el hecho de que estoy trabajando mientras escucho presentaciones que no afectan a mi flujo de trabajo diario. La realidad es que la mayoría de las reuniones no requieren toda mi atención. Por eso, a menudo tengo una reunión en segundo plano mientras trabajo en otra cosa. A veces empiezo a trabajar durante una presentación y me doy cuenta de que es relevante o interesante para mí, y es entonces cuando empiezo a prestar toda mi atención. Esto sólo ocurre porque tengo la posibilidad de hacer varias cosas a la vez. Creo que las empresas deberían intentar mantener alguna versión de esto en la oficina. Tal vez los trabajadores de oficina deberían tener la posibilidad de llamar en auditorios y salas de conferencias, o tal vez deberíamos normalizar a las personas que no son esenciales para una conversación trabajando en sus portátiles durante las reuniones. Este tipo de multitarea tiene una ventaja: puede mantener a la gente ocupada sin atascar completamente sus calendarios. Por supuesto, esto requiere confianza. Los directivos tienen que creer que sus empleados están trabajando en algo relevante, no navegando por Facebook, y confiar en que sus empleados son capaces de saber cuándo tienen que prestar atención. Este tipo de confianza es importante en un contexto remoto: es la única manera de que el sistema funcione. Las empresas que vuelven a la oficina se beneficiarían de seguir confiando en sus empleados como lo hacen cuando todos están a distancia».
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